Обоснование актуальности для развития университета и/или университетской среды
Ужасно, очень плохо или просто плохо реализовано в университете подача любых запросов службам/отделам/управлениям, отслеживание подобных запросов и мониторинг их исполнения. Например, обычному сотруднику иногда крайне сложно как найти, к кому обратиться с просьбой или проблемой, так и в случае успешного нахождения ответственных, не менее сложно понять, в каком состоянии исполнение запроса, и по какой причине.
Краткая характеристика предполагаемых изменений (основная идея)
Предлагается ввести нечто подобное «принципу одного окна». Окно сделать на сайте. Иметь возможность отслеживать состояние запроса: видеть кому адресован запрос, у кого (какого подразделения) на рассмотрении и какие резолюции даны, а также на основании чего и кем. Сфера запроса может быть абсолютно любая: от хозяйственной части до запросов адресованных конкретным лицам.
В данный момент подобная схема в каком-то далеко отдаленном плане есть в системе 1С:документооборот. Однако, у 1С есть ряд существенных препятствий, главное из которых – ограниченное (нельзя из дома, с любого устройства) и труднодоступное (только через 1С) вхождение в систему.
Предполагаемые результаты реализации с показателями их достижения
Основные плюсы проекта:
1. Не искать, спрашивая каждого, в надежде случайного поиска, - к кому можно обратиться с той или иной проблемой; Иметь одно "окно" для возможности попросить решения задачи или проблемы.
2. Убрать бумажный вариант запросов вида служебных записок;
3. Убрать использование бумаги;
4. Убрать потерю времени на доставку служебной записки (хождение по инстанциям);
5. Убрать поиск служебной записки в случае ее переадресации;
6. Убрать ожидание ответа от адресата служебной записки (в некоторых случаях подобные запросы остаются без ответа в принципе, что приводит к тщетности всех предварительных до этого действий).
7. Обеспечить легкодоступность подачи: предполагается сделать это через страницу на сайте. 24 часа 7 дней в неделю 365 дней в году можно с любого устройства попытаться решить свою проблему.
8. Обеспечить легкую информативность: предполагается сделать возможность «видеть» или «знать» (быть проинформированным) на каком этапе и у кого на рассмотрении запрос.
9. Предполагается со временем подобный сервис можно масштабировать и на студентов.
Наличие ресурсов для реализации, описание требуемых ресурсов
Для проекта УЖЕ выделено доменное имя: k4.tsu.ru. Предполагается, что сначала данный проект будет внедрен и опробован в рамках работы сотрудников 4го корпуса ТГУ и находящихся в нем подразделений и отделов.
Техническую часть работы сайта с подобным (хотя бы начальным/урезанным) функционалом предполагается реализовать силами автора и его коллег.
Никакого специального оборудования для реализации проекта необходимости приобретать нет.
Предполагаемые временные рамки реализации (с разбивкой на этапы)
12 месяцев. 1 этап: 6 месяцев для реализации и апробации проекта в ограниченных рамках 4-го корпуса. 2 этап: 6 месяцев для наращивания функционала и распространения сферы работы на структурные подразделения Университета.
Предполагаемые статьи расходов
Необходима поддержка административного ресурса, и 60 тысяч рублей на весь проект (5 тысяч в месяц сотруднику, согласующему иерархические взаимоотношения в рамках проекта согласно управленческой структуре, принятой в ТГУ).
В дальнейшем, при выходе проекта на 100% заложенную деятельность, есть необходимость распределения нагрузки и оплаты труда тем, кто должен проводить начальную фильтрацию запросов и направления их нужным подразделениям. Однако, в ТГУ существует уже некий подобный отдел и ставка (диспетчер), выполняющий аналогичную упрощенную роль, но по телефону. То есть инфраструктура имеется, лишь инструмент работы чуть разнится. Что является несомненным плюсом во внедрении подобного проекта.
Информация об авторе проекта (место работы или обучения, контакты)
Автор проекта: Попов Даниил Васильевич, системный администратор ЮИ, ФсФ, ФП
