1. Обоснование актуальности для развития университета и/или университетской среды.
Начало каждого нового учебного года в университете готовит более чем для 1100 студентов первого курса первое испытание кампусной жизни - оформление документов для заселения в общежития ТГУ. Сложность этой процедуры заключается в необходимости последовательного посещения студентом множества инстанций университета: деканат, заведующий студгородка, паспортист, служба охраны, управление международных связей и др. Парадокс этой ситуации заключается в том, что при подготовки документов происходит многократное ручное внесение одних и тех же данных о студенте в электронные системы разных служб университета, а обмен данными между ними осуществляется “ногами” студентов через бумажные справки. В свою очередь это порождает: очереди из студентов, низкую оперативность обмена данными, потерю времени и вероятность ошибки при повторной оцифровке данных, волнение и переживание студентов, особенно иностранных, непрозрачность системы распределения и управления жилым фондом студенческих общежитий.
Преодоление этих трудностей возможно с помощью разработки системы электронного документооборота для студенческого городка и её интеграцию с информационными системами заинтересованных служб университета.
2. Краткая характеристика предполагаемых изменений (основная идея).
Основная идея проекта заключается в разработке электронной системы документооборота на базе “1С: Университет”, которая позволит оптимизировать оформление документов для заселения в общежития, избавит студентов от лишних бюрократических процедур, ускорит для сотрудников заинтересованных служб обработку данных, повысит оперативность взаимодействия друг с другом. Разрабатываемая система позволит передавать в цифровом виде персональные данные о студенте полученные при поступлении в университет в подразделения, занимающиеся заселением в общежития, и автоматически генерировать необходимые справки, отчеты, уведомления и т.д.
3. Предполагаемые результаты реализации с показателями их достижения.
- Отказ от повторного внесения в электронные БД сведений о студентах
- Повышение точности данных, исключение риска ошибок в данных.
- Для обмена данными интеграция информационных систем нескольких подразделений: приемная комиссия, деканат, студгородок, служба охраны, управление по международным связям.
- Повышение оперативности обмена данными между службами.
- Разработка удобного пользовательского интерфейса для работы в системе.
- Автоматизация подготовки справок и отчетов для всех заинтересованных служб и сотрудников.
- Сокращение времени на оформление заселения студента в общежитие.
- Повышение прозрачности системы распределения и управления жилым фондом общежитий через инструменты электронного мониторинга и анализа.
Пояснения к показателям
К примеру, заселение студентов во все общежития с нового учебного года составляет от 1 до 2 месяцев. С 1.09.2017г. по 1.11.2017г. количество составляет: студентов 1 курса – 1262 человека, на каждого уходит от 2 до 7 дней до полного формирования пакета документов.
При наличии автоматизированной системы будут исключены такие растянутые сроки по формированию пакета документов и сократятся до 14 дней для общего числа проживающих. В связи с этим сократится время на оформление документов в 4 раза.
4. Предполагаемые временные рамки реализации (с разбивкой на этапы).
Апрель: разработка технического задания
Май-июнь: разработка системы “Электронный студгородок”
Июль: тестирование системы и обучение пользователей
Август-сентябрь: апробация системы на студентах первого курса
Октябрь: анализ результатов апробации
Ноябрь-декабрь: корректировка системы с учетом результатов апробации
5. Предполагаемые заинтересованные стороны.
- Студенты и их родители
- Управление нового набора
- Деканаты/учебные офисы
- Заведующие и паспортисты студенческих городков
- Служба охраны
- Управление по международным связям
- Служба энергетика
- Отдел ГОЧС
- Служба энергетика
- Отдел ГОЧС
6. Партнеры в реализации (подразделения ТГУ, внешние позиционеры и структуры).
- Управление информатизации
- Управление нового набора
- Деканаты/учебные офисы
- Заведующие студенческих городков
- Служба охраны
- Управление по международным связям
7. Наличие ресурсов для реализации, описание требуемых ресурсов.
На данный момент имеется идея, координатор проекта, заинтересованные стейкхолдеры, команда разработчиков. Реализация проекта планируется на условиях софинансирования со стороны студгородка ТГУ.
8. Предполагаемые статьи расходов.
20 000 - разработка технического задания
150 000 - разработка системы “Электронный студгородок”
40 000 - тестирование системы и обучение пользователей
35 000 - апробация системы на студентах первого курса
15 000 - анализ результатов апробации
40 000 - корректировка системы с учетом результатов апробации
Всего - 300 000 рублей.
9. Информация об авторе проекта (место работы или обучения).
Смиян Никита Сергеевич – студент 4-го курса механико-математического факультета.
